在总会与分、支会间的业务往来中，因地域相隔，总会业务负责人在处理各地方寄交的文件时，就需要申请人填写规范的商事证明书和代办领事认证的申请表表格，使尽可能的减少在送办过程中，由于信息填写的不完整而耽误企业的送办进程。为解决好这些细节问题，应仔细填写商事证明书申办表上的1、国家（尤其注意填写的送办国与提交文件是否一致）；2、份数（申请份数是否与实际送办份数相符：委内瑞拉、菲律宾、泰国、土耳其需要提交两份正本文件，使馆留1份存档，申请公司留1份，商事证明书收取2份的费用，使馆收取1份使馆费）；3、申请办理证明事项（正确选择相应的证明事项）。以上三点均要求在表格中准确无误的填写。